Manajemen Penyelenggaraan Diklat

MANAJEMEN PENYELENGGARAAN

DIKLAT

 

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang Masalah

Didalam makalah ini penulis akan mencoba menguraikan dan membahas tentang bagaimana memahami sebuah manajemen didalam penyelenggaraan pendidikan dan latihan ( Diklat ). Sehingga setelah memahami hal tersebut, akan bisa menyelenggarakan sebuah pendidikan dan pelatihan yang baik, yang tersistem, tertata, terstuktur sehinnga apa yang menjadi tujuan jangka pendek dan jangka panjang dari sebuah diklat bisa tercapai dengan baik.

B.     Rumusan Masalah

Didalam Makalah ini, untuk memudahkan pemahaman penulis membuat rumusan masalah dibuat dalam bentuk modul, antara lain :

1)      Modul 1 : Pengertian Manajemen Pelatihan

2)      Modul 2 : Perencanaan Pelatihan

3)      Modul 3 : Penyusunan Kurikulum

4)      Modul 4 : Perancangan Pelatihan

5)      Modul 5 : Penyelenggaraan Pelatihan

6)      Modul 6 : Pengembangan Manajemen Pelatihan.

C.     Tujuan Makalah

Penulis berharap setelah memahami makalah ini, diharapkan kita bisa menjelaskan dan menyusun rencana pelatihan serta menerapkan prinsip-prinsip dan kaidah manajemen pelatihan

BAB II

PEMBAHASAN

A.    MODUL 1 :                     PENGERTIAN MANAJEMEN PELATIHAN

1.      Kegiatan Belajar 1 :          Pengertian Manajemen Pelatihan

Secara alamiah orang akan berkembang bersama dengan dunia yang digelutinya, tetapi sering kali pertumbuhan perusahaan atau organisasi menuntut orang berkembang lebih cepat. Sinkronisasi pertumbuhan organisasi dengan perkembangan petugas tidak lain adalah pengisian kesenjangan pengetahuan, keterampilan dan sikap seseorang untuk memenuhi tuntutan jabatan tertentu. Jadi pelatihan adalah proses pengisian kesenjangan pengetahuan, keterampilan, dan sikap seseorang dengan tuntutan pekerjaannya. Manajemen pelatihan adalah pengelolaan pelatihan yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan evaluasinya.

2.      Kegiatan Belajar 2 :          Kegiatan-kegiatan Manajemen Pelatihan

Kegiatan-kegiatan dalam manajemen pelatihan meliputi: menetapkan sasaran, perencanaan, pelaksanaan, pengecekan/pengawasan dan pengembangan diklat. Perencanaan adalah menentukan kebutuhan latihan berikut rekomendasinya. Menyusun pola dan program latihan sesuai rekomendasi berikut metode dan sarana latihan. Pelaksanaan adalah menyelenggarakan dan melaksanakan latihan. Pengecekan/pengawasan adalah menilai hasil-hasil dari pelaksanaan latihan yang telah dilakukan serta mengetahui apa-apa yang masih perlu disempurnakan. Penelitian dan pengembangan adalah meneliti dan mengembangkan cara-cara latihan sesuai dengan perkembangan ilmu dan pengalaman agar tercapai produktivitas kerja.

3.      Kegiatan Belajar 2                        Macam-macam Pelatihan

a)      Pendidikan dan pelatihan prajabatan.

b)      Pendidikan dan pelatihan dalam jabatan:

1)      pendidikan dan pelatihan struktural;

2)      pendidikan dan pelatihan fungsional;

3)      pendidikan dan pelatihan teknis.

Pendidikan dan pelatihan dalam jabatan dibagi lagi dalam: 1) on the Job training (pelatihan dalam pekerjaan) dan 2) off the Job training (pelatihan diluar pekerjaan).

Terdapat beberapa jenis pelatihan, yaitu:

a)      Kursus : Membekali sasaran dengan pengalaman belajar yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah, memenuhi kebutuhan yang sudah dirasakan, membekali pengalaman yang berguna bagi pemecahan masalah atau pemenuhan kebutuhan di masa mendatang yang mungkin belum dirasakan.

b)      Magang: merupakan bentuk pelatihan/proses belajar dari seorang atau beberapa orang yang dibimbing oleh orang yang lebih berpengalaman.

c)      Sekolah Lapangan: adalah sekolah yang berada di lapangan, mempunyai peserta dan pemandu lapangan, juga mempunyai kurikulum, tes/ujian dan sertifikat tanda lulus.

B.     MODUL 2 :                     PERENCANAAN PELATIHAN

1.      Kegiatan Belajar 1                        Analisis Kebutuhan Latihan dan Investarisasi

kebutuhan latihan adalah selisih antara sikap dan keterampilan yang diminta dengan sikap dan keterampilan yang dimiliki, atau selisih yang telah dicapai. Sedangkan analisis kebutuhan diklat adalah penentuan perbedaan antara keadaan yang nyata dan kondisi yang diinginkan dalam kerja manusia pada suatu organisasi yang mencakup: pengetahuan, keterampilan, dan sikap.

Tujuan analisis kebutuhan adalah:

a)      Menggambarkan sifat yang sebenarnya dari suatu diskrepansi/kesenjangan pelaksanaan pekerjaan.

b)      Menentukan sebab-sebab kesenjangan.

c)      Merekomendasikan solusi yang cocok.

d)     Menggambarkan populasi calon peserta.

2.      Kegiatan Belajar 2                        Metodologi/Teknik Pengumpulan Data dan Prioritas

Kebutuhan Latihan

Teknik pengumpulan data yang dapat digunakan untuk memperoleh data tentang jenis-jenis keterampilan yang dibutuhkan dan perlu dilatihkan adalah:

a)      interview pribadi;

b)      survei;

c)      review dokumen;

d)     review secara langsung output kerja;

e)      review langsung pelaksanaan pekerjaan;

f)       penelitian.

Sedangkan teknik yang biasa dilakukan antara lain:

a)      pengamatan di tempat kerja;

b)      wawancara;

c)      memeriksa catatan/laporan hasil kerja;

d)     mengembangkan instrumen pengumpulan data;

e)      melakukan persiapan;

f)        melaksanakan pengumpulan data,

g)      mengolah data.

Dalam menentukan prioritas kebutuhan latihan dilakukan beberapa tahap yaitu:

a)      Dasar penyusunan kebutuhan

b)      Penyusunan kebutuhan

c)      Mendaftarkan komponen yang kurang efisien/kritis

d)     Mendaftarkan persyaratan keterampilan/pengetahuan

e)      Menentukan prioritas kebutuhan.

C.    MODUL 3 :                     PENYUSUNAN KURIKULUM

1.      Kegiatan Belajar 1                        Tujuan, Fungsi, Komponen, dan Pendekatan                                                       Kurikulum

Pada dasarnya kurikulum diklat sama dengan kurikulum pendidikan di sekolah, yaitu merupakan kumpulan pengalaman dan gagasan yang ditata dalam bentuk kegiatan sebagai proses pembelajaran sedemikian rupa, sehingga pengalaman dan gagasan itu terjalin, disajikan dengan menggunakan metode dan media yang disesuaikan dengan kebutuhan, dengan memperhatikan nilai-nilai yang ada. Diklat fungsional menekankan pada peningkatan penguasaan pengetahuan dan atau keterampilan sesuai dengan keahlian masing-masing. Tujuan kurikulum adalah apa yang harus dicapai, yang merupakan pedoman yang harus dikuasai, dan bagaimana cara melakukannya (menerapkannya).

Sumber-sumber penyusunan kurikulum:

a)      sumber tujuan kurikulum adalah kebudayaan masyarakat;

b)      sumber tujuan kurikulum adalah individu;

c)      sumber tujuan kurikulum adalah untuk belajar mengumpulkan sebanyak mungkin pengetahuan.

Ada tiga tingkatan kurikulum yaitu:

a)      Tujuan Nasional;

b)      Tujuan Institusional

c)      Tujuan Kurikuler.

Fungsi kurikulum ada tiga yaitu:

a)      Fungsi Transmisi;

b)      Fungsi Transformasi;

c)      Fungsi Pengembangan Individu.

Komponen kurikulum mencakup:

a)      tujuan,

b)      bahan pelajaran,

c)      proses belajar-mengajar,  

d)     penilaian.

Pendekatan kurikulum antara lain:

a)      Pendekatan Pengembangan Kognitif.

b)      Pendekatan Teknologi.

c)      Pendekatan Aktivitas Diri.

d)     Pendekatan Rekonstruksi Sosial.

e)      Pendekatan Rasional Akademik.

f)       Pendekatan Kompetensi Kerja.

2.      Kegiatan Belajar 2                        Langkah-langkah Penyusunan Kurikulum Diklat

Langkah-langkah penyusunan kurikulum diklat terdiri atas:

a)      Menentukan/merumuskan tujuan:

1)      TPU/TIU : Tujuan Instruksional Umum

2)      TPK/TIK : Tujuan Instruksional Khusus

b)      Merumuskan Kompetensi.

Yaitu kompetensi yang diharapkan dikuasai peserta setelah menyelesaikan diklat. Kompetensi ini harus relevan dengan pekerjaan teknis atau pekerjaan fungsional yang bersangkutan.

c)      Menentukan Mata Pelajaran

Mata pelajaran dirumuskan setelah ditentukan dulu kompetensi yang diharapkan dikuasai oleh peserta.

d)     Menentukan Metode

Metode mana yang akan digunakan sangat bergantung pada komponen-komponen lainnya seperti tujuan, materi, media yang digunakan dan lainnya. Umumnya metode yang paling baik adalah kombinasi dari metode-metode di atas.

e)      Evaluasi

Evaluasi perlu dilakukan baik pada peserta diklat, pelatih/widyaiswara maupun penyelenggara diklat untuk perbaikan dan penyempurnaan di masa yang akan datang.

D.    MODUL 4                        PERANCANGAN PELATIHAN

1.      Kegiatan Belajar 1                        Merancang Bangun Kegiatan Pelatihan

Rancangbangun (desain) suatu pendidikan dan pelatihan dibutuhkan agar program pelatihan yang direncanakan mempunyai kualitas yang memadai dan realistis. Rancangbangun suatu diklat adalah suatu proses perencanaan urutan kegiatan komponen pelatihan yang merupakan suatu kesatuan yang utuh dari program tersebut. Dalam merancang suatu rancangbangun pelatihan khususnya perlu perumusan yang tepat tentang tujuan program yang direncanakan, metode yang akan diterapkan dalam pelatihan tersebut serta format yang dibutuhkan dalam pelatihan.

Ada 6 (enam) Model Rancangbangun Pendidikan dan Latihan yang dapat digunakan dalam merencanakan pendidikan & latihan, yaitu model:

a)      Depdiknas/Pusdiklat

b)      Horace Reed

c)      Uday Pareek & Roy Lynton

d)     Critical Events

e)      Desain Diklat

f)       Francis Ulschak

Model-model tersebut pada dasarnya melihat dari aspek tertentu, sehingga pemilihan model yang tepat disesuaikan dengan ciri pendidikan dan latihan yang akan diselenggarakan. Pendekatan Diklat perlu ditentukan sebelum merancang bangun (desain) suatu pelatihan.

Pendekatan Diklat terdiri dari 3 (tiga) pendekatan, yaitu

a)      model kejadian kritis

b)      pendekatan siklus

c)      pendekatan sistem.

Masing-masing pendekatan memiliki spesifikasi tersendiri dan untuk merancangbangun suatu pelatihan perlu dipilih salah satu pendekatan yang paling sesuai dengan rancangbangun yang akan dibuat.

2.      Kegiatan Belajar 2                        Merumuskan Tujuan Latihan

Tujuan belajar dalam suatu latihan merupakan tujuan latihan dalam bentuk kemampuan peserta pada akhir latihan. Dalam proses belajar-mengajar, latihan belajar disebut Tujuan Instruksional Khusus (TIK). TIK yang disusun secara baik akan dapat memberikan manfaat yaitu:

a)      memberikan arah latihan yang jelas, sehingga memudahkan menentukan cara untuk mencapainya.

b)      memungkinkan para pelatih saling membantu secara aktif dan memungkinkan peserta menyiapkan diri lebih baik serta turut bertanggung jawab dalam pencapaian tujuan.

c)      memungkinkan komunikasi yang lebih lancar dan lebih efisien antara pelatih, peserta latihan, dan panitia.

d)     dapat menghindari pelayanan atau materi latihan yang tumpang tindih.

e)      dapat memungkinkan peserta latihan belajar lebih efisien, karena mereka dapat mengkonsentrasikan diri pada tujuan yang pasti dan dapat menghemat waktu dengan tidak perlu lagi melakukan yang sudah dikuasainya.

f)       mendudukkan pelatih dalam pelaksanaannya yang tepat sebagai pendidik dan pembina, Ia buka hanya sekedar penerus informasi, melainkan pembimbing dan pemberi fasilitas belajar.

TIK suatu latihan hendaknya mengacu kepada kemampuan peserta pada akhir latihan, mudah diamati dan terukur. Perumusan TIK harus jelas, menggunakan kata kerja yang sifatnya operasional dengan melibatkan paling tidak 3 (tiga) komponen, yaitu penilaian yang dikehendaki (P, K, dan S), materi yang dibahas dan kondisi. Selain itu TIK harus menempatkan peserta latihan sebagai pokok kalimat.

3.      Kegiatan Belajar 3                        Kegiatan Belajar Dalam Pelatihan

Dalam setiap kegiatan latihan, perlu menerapkan 5 (lima) prinsip proses belajar, terutama pelatih yang memandu proses belajar-mengajar. Prinsip proses belajar tersebut adalah:

a)      adanya tujuan latihan yang dihayati;

b)      dalam menyajikan materi pelatihan secara berurutan;

c)      dalam penyelenggaraan proses belajar-mengajar hendaknya menguasai perbedaan individu yang dihormati;

d)     pelatihan hendaknya memberi kesempatan kepada peserta untuk berlatih, terutama materi yang praktis, bermanfaat bagi peserta;

e)      pelatih dapat menunjukan segera hasil belajar yang dicapai peserta latihan dan menunjukkan dimana letak benar atau salahnya.

Aplikasi 5 (lima) prinsip belajar dalam rencana pengajaran dapat dituangkan dengan memperinci/menguraikan secara singkat berturut-turut, tujuan pelatihan. Khusus latihan uraian pendahuluan teori topik yang bersangkutan, peragaan yang dilaksanakan dan prosesnya, latihan bagi peserta serta diskusi dan tanya jawab tentang pokok bahasan. Diakhiri dengan penugasan peserta untuk melakukan hal yang sama (berlatih) dan membuat tulisan berkenaan dengan pokok bahasan.

4.      Kegiatan Belajar 4                        Metode Latihan

a)      Cara belajar lewat pengalaman atau dikenal juga dengan Siklus Belajar lewat Pengalaman (ELC = Experienced Learning Cycle)

banyak diterapkan dalam pelatihan, karena dipandang cocok untuk kondisi kemampuan orang dewasa yang mengalami penurunan.

b)      Permainan dinamika kelompok

c)      Ceramah

untuk penjelasan-penjelasan yang bersifat pengetahuan & teoretis.

d)     Demonstrasi

e)      Diskusi

5.      Kegiatan Belajar 5                        Langkah-langkah Penyelenggaraan Latihan

a)      Langkah awal yaitu persiapan latihan yang mencakup baik dibidang surat menyurat, kepesertaan, jadwal, pembiayaan, dan sebagainya (persiapan administratif). Selain itu yang penting juga adalah persiapan edukatif (proses pelatihan) yang mencakup hal-hal seperti pelatih, jadwal kuliah & praktek dan acara pembukaan, penutupan, penugasan, evaluasi, dan sebagainya.

b)      Pelaksanaan latihan dimulai dengan perubahan dimana panitia/petugas perlu mempersiapkan acara yang perlu disusun, fasilitas pertemuan dan undangan. Sesudah acara pembukaan dapat dilanjutkan dengan acara seperti penjelasan tentang proses pelatihan, hal dan tanggung jawab/kewajiban peserta dan tes awal (pretest). Pelaksanaan latihan mengacu kepada kurikulum dan silabi, proses pembelajaran yang spesifik pola pelatihan serta jam kuliah & praktek yang direncanakan. Masalah yang muncul selama proses pelatihan perlu diidentifikasi dan segera dicari solusi pemecahannya baik menyangkut kepesertaan, jadwal latihan, fasilitas, dan sebagainya.

c)      evaluasi akhir (post test) untuk mengukur keberhasilan pelatihan. Surat Tanda Tamat Pelatihan perlu diserahkan pada acara penutupan tersebut.

E.     MODUL 5                        PENYELENGGARAAN PELATIHAN

1.      Kegiatan Belajar 1                        Latihan Partisipatif

Latihan partisipatif merupakan bentuk pendidikan nonformal khususnya bagi orang dewasa. Latihan partisipatif menempatkan warga belajar atau peserta sebagai subjek pendidikan, keadaan demikian menjadikan peranan pelatih dalam konteks latihan partisipatif berbeda atau berubah apabila dibanding dengan peranan pelatih pada latihan konvensional. Pada latihan konvensional, pelatih dianggap sebagai orang yang mengetahui banyak hal serta sebagai orang yang mampu memecahkan hampir semua persoalan. Sedangkan pada konteks latihan partisipatif, pelatih dipandang sederajat kedudukannya dengan peserta dan oleh karena itu berfungsi sebagai mitra belajar.

2.      Kegiatan Belajar 2                        Pengorganisasian Latihan

Dalam usaha mengoptimalkan tujuan, pengorganisasian suatu latihan dapat menggunakan prinsip-prinsip pengorganisasian latihan, yaitu:

a)      semua yang terlibat dapat menunaikan tugas masing-masing secara profesional sejak pralatihan, pelaksanaan dan pascalatihan,

b)      pengarahan unsur pendukung latihan diarahkan pada tercapainya tujuan latihan,

c)      unsur pendukung manusia seperti pelatih, penyelenggara, teknisi, peserta perlu kerja sama dan masing-masing berperan secara tepat. Prinsipnya adalah peserta dipandang sebagai subjek (pelaku) pendidikan bukan objek.

3.      Kegiatan Belajar 3                        Masalah-masalah Dalam Latihan dan Alternatif

Pemecahannya

Masalah-masalah tersebut dapat muncul pada saat menjelang latihan (pralatihan), pada saat latihan maupun sesudah latihan (pascalatihan).

a)      Masalah pralatihan, ditemukan pada saat pemaparan, dapat mencakup jumlah dan keaktifan peserta. Jumlah peserta dapat terlalu banyak atau sedikit. Ketersediaan pelatih yang kurang memenuhi syarat serta kekurangan jumlah pelatih, dapat juga menjadi masalah dalam pelatihan.

b)      Masalah yang muncul selama proses pelatihan, terutama proses pembelajaran perlu diidentifikasi dan dicari secara cepat agar tidak berakibat terhadap efektivitas latihan. Masalah dalam pelaksanaan latihan terutama jika masa pelatihan cukup lama (1-6 bulan) atau lebih, maka semangat mengikuti latihan akan menurun. Untuk itu semua komponen pelatihan dapat melakukan berbagai variasi pelayanan baik dalam acara pelatihan, materi pelatihan maupun pelayanan proses belajar-mengajar, penjadwalan, acara hiburan, dsb.

c)      Sesudah latihan, perlu ada tindak lanjut. Masalah yang ditemukan sesudah latihan (pascalatihan) umumnya peserta tidak secara cepat memantau dan mau membantu secara kontinu alumni pelatihan dalam meneruskan materi pelatihan kepada rekan-rekan lainnya.

4.      Kegiatan Belajar 4                        Evaluasi Pelatihan

Secara garis besar evaluasi mencakup 3 (tiga) tahap yaitu :

a)      pengumpulan data,

b)      menggunakan kriteria tertentu dan

c)      membuat kesimpulan atau keputusan.

Jenis evaluasi yang digunakan untuk menilai suatu pelatihan pada dasarnya terdiri atas 2 (dua) model yaitu

a)      evaluasi sepintas lalu dan

b)      evaluasi yang sifatnya ilmiah (penelitian ilmiah).

Namun secara luas jenis evaluasi tersebut mencakup :

a)      evaluasi sepintas lalu

b)      evaluasi diri sendiri

c)      evaluasi dengan daftar isian

d)     evaluasi dengan survai kegiatan

e)      penelitian ilmiah.

Dalam pelatihan cara evaluasi yang banyak dilakukan adalah dengan tes awal (pre-test) dan tes akhir (post-test).

F.     MODUL 6            PENGEMBANGAN MANAJEMEN PELATIHAN

1.      Kegiatan Belajar 1                        Pengembangan Manajemen Program Latihan

Pelatihan pada dasarnya merupakan suatu sistem dimana masing-masing subsistem pendukung akan menentukan kelancaran proses latihan maupun efektivitas pelatihan. Fasilitas pendukung atau komponennya terdiri dari perencanaan pelatihan, peserta dan kualifikasinya, kurikulum yang diterapkan, pelatih, kurikulum yang dipakai, sarana & prasarana yang tersedia, pembiayaan yang dibutuhkan serta bagaimana penyelenggaraan latihan dilakukan. Masing-masing unsur pendukung memiliki fungsi sendiri-sendiri, kesemuanya dianggap sama penting dalam mensukseskan suatu pelatihan

2.      Kegiatan Belajar 2                        Teknik Permainan Dinamika Kelompok Dalam

Pelatihan

Acara pelatihan perlu diselingi dengan acara permainan dinamika kelompok terutama setelah beberapa saat proses pelatihan dimana peserta sudah mulai cenderung bosan, kurang perhatian dan tidak dapat berkonsentrasi. Permainan dinamika kelompok ini ditampilkan + 1 jam yang berfungsi untuk acara penyegar latihan yang memiliki makna tertentu. Antara lain perkenalan, pembentukan kelompok kerja, mendinamisasikan komunikasi kelompok, diskusi kelompok, kerja sama kelompok, kepemimpinan kelompok dan pengembangan masyarakat. Dalam acara permainan dinamika kelompok perlu ditampilkan secara sistematis sesuai dengan tahapan pelatihan. Topik dinamika kelompok digolongkan ke dalam/mengacu kepada tujuan yang bersifat perkenalan/pembentukan kelompok, komunikasi, kerja sama, kepemimpinan, diskusi dan penyimpulan. Diusahakan setiap hari dalam pertemuan diadakan acara permainan dinamika kelompok agar motivasi belajar peserta latihan dapat lebih kuat dan lebih semangat dalam belajar.

3.      Kegiatan Belajar 3                        Pemberdayaan SDM Menuju Masyarakat Madani

Ada beberapaalasan penting untuk memberdayakan masyarakat antara lain penduduk yangmemiliki tingkat pendidikan yang rendah, sebagian besar penduduk masih berusahauntuk memenuhi kebutuhan dasar, partisipasi masyarakat dalam pembangunan yangmasih rendah, kurang informasi, kondisi masyarakat yang bervariatif dan lembagamasyarakat yang ada belum berfungsi memberdayakan secara tepat. Agar masyarakatdapat lebih berdaya, yakni yang mandiri serta mampu mengambil keputusan mandirisecara tepat, perlu ada usaha-usaha dari pihak-pihak terkait agar tujuanpeningkatan sumberdaya masyarakat dapat terwujud. Apalagidengan program otonomi daerah yang memberi peluang besar bagi aparat untukmengerahkan sumberdaya yang tersedia.

BAB III

PENUTUP

Demikia makalah ini disusun, seyogyanya pembaca bisa memahami bahwa didalam menyelenggarakan sebuah Diklat, bahwa jika ingin terselenggara dengan baik dan sukses, maka perlu diperhatikan pula hal-hal yang harus dilaksanakan dalam mengelola penyelenggaraan diklat tersebut.

Terima kasih.

Artikel Terkait :